CyprusUnlimit
Global Facility manager
1 мес. назад
CyprusSeniorOnsiteC1
jiraexcelgoogle sheetstravel coordinationprocurementbudget controlnegotiation
Компания Unlimit ищет сильного Global Facility manager’а для управления офисом в Лимасоле и координации административных процессов в других локациях.
Обязанности
- Операционное управление офисом на Кипре (~90 сотрудников): организация ежедневной работы офиса; контроль питания, клининга, расходных материалов и maintenance; обеспечение готовности рабочих мест и комфортной офисной среды; контроль доступа, базовой безопасности и качества офисных сервисов; решение ежедневных office-related вопросов.
- Координация facilities / administration процессов: взаимодействие с office / admin командами в других локациях; помощь в выстраивании единых стандартов, процедур и best practices; отслеживание office-related задач через ticketing process; координация travel / admin topics вместе с ответственными сотрудниками; участие в офисных проектах, открытиях новых офисов и релокациях.
- Работа с подрядчиками и арендодателями: взаимодействие с landlords; переговоры по аренде, продлениям и изменениям условий; работа с подрядчиками: cleaning, maintenance, catering, utilities и другими office services; контроль SLA, качества услуг и договорных условий; поиск более выгодных условий и оптимизация расходов.
- Бюджет и контроль затрат: контроль office / facilities / administration budgets; отслеживание actuals vs budget; работа с invoices, approvals и обоснованием расходов; поддержание spending discipline; cost-saving initiatives; отчётность для Finance и management.
- Procurement и административная поддержка: закупка мебели, оборудования, office supplies и consumables; сравнение предложений, переговоры с поставщиками; контроль платежей, договоров и сроков; координация закупок по нескольким локациям при необходимости.
- Кросс-функциональное взаимодействие: работа с IT по инфраструктуре, оборудованию и доступам; партнёрство с HR по employee experience и onboarding-related topics; взаимодействие с Finance по бюджетам, платежам и отчётности; работа с Legal по договорам, vendors, landlords и virtual offices; поддержка management по офисным решениям и эскалациям.
Требования
- опыт на роли Office Manager / Senior Office Manager / Administration Manager;
- опыт полного ведения офисных процессов end-to-end;
- обязательный опыт работы с бюджетом и cost control;
- опыт работы с vendors / contractors / landlords;
- сильные навыки переговоров и закупок;
- умение контролировать invoices, approvals и расходы;
- высокая организованность, самостоятельность и ownership;
- умение держать много операционных задач одновременно;
- хороший английский и русский язык;
- готовность работать из офиса в Лимасоле 5/2.
Будет плюсом
- опыт работы с Jira / ticketing systems;
- уверенный Excel / Google Sheets;
- опыт travel coordination / business trips;
- опыт координации нескольких офисов или office/admin команд;
- опыт в международных компаниях;
- опыт открытия офисов, релокаций или office expansion projects;
- опыт в fintech / IT / international business environment.
Условия
- работа из офиса в Лимасоле 5/2.