Université de Bordeaux
Assistant de formation F H
2w ago
EuropeHybridgestion administrativemaîtrise des techniques de communicationutilisation des outils bureautiquesconception de tableaux de bordrigueurpolyvalenceautonomie
L'assistant(e) de formation est intégré(e) au service Formation Tout au Long de la Vie de l'Université de Bordeaux, responsable de la gestion administrative et financière des contrats d’apprentissage, ainsi que de la gestion complète des parcours de formation.
About the company
- Le collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l'environnement socio-économique.
- Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l'offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.
- Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes sur 5 sites: Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
- Les étudiants bénéficient d'enseignements de pointe adossés à la recherche.
- Le collège est tourné vers l'international et un acteur majeur de son territoire, vecteur d'attractivité de lâuniversité de Bordeaux.
- L’IAE Bordeaux forme chaque année plus de 1 000 étudiants et professionnels au niveau Master (Bac+4/Bac+5) dans divers domaines des sciences de gestion.
- Plusieurs formations sont proposées en apprentissage ou en formation continue avec une autonomie importante sur choix pédagogiques et organisation.
- Le suivi des ressources propres est un enjeu central, avec de nombreuses interactions institutionnelles notamment avec des entreprises et organismes de financement.
Responsibilities
- Gestion administrative complète des formations depuis lâinscription des étudiants jusquâà la délivrance du diplôme.
- Planification des calendriers pédagogiques, organisation des examens et accompagnement des candidats dans le respect des procédures universitaires et internes.
- Utilisation de logiciels métiers propres à lâétablissement.
- Gestion d'un portefeuille de formations et interlocuteur privilégié des étudiants, enseignants et responsables pédagogiques.
- Soutien logistique aux activités pédagogiques.
- Information et accompagnement des prospects.
- Valorisation de lâoffre de formation.
- Gestion matérielle et administrative d'un parcours de formation.
- Saisie et suivi des plannings d'enseignement, organisation des soutenances, suivi de lâémargement.
- Recensement des besoins liés aux enseignements et examens.
- Gestion des campagnes d'admission.
- Accompagnement des candidats et prospects dans leurs démarches de reconversion.
- Suivi des dossiers de validation des acquis, jurys de délibération, publication des résultats.
- Envoi et traitement des questionnaires satisfaction, calculs des taux d'admission et de satisfaction.
- Suivi administratif et financier des contrats d'apprentissage via outil dédié.
- Gestion des avenants et ruptures de contrat.
- Participation aux mécanismes de facturation en lien avec le service financier.
- Vérification de la conformité des maquettes pédagogiques, contrôle des heures prévues.
- Contribution à lâarchivage et structuration documentaire sur le réseau.
- Participation à la préparation des audits qualité, groupes de travail internes.
- Participation à des salons et à des évènements pédagogiques.
Requirements
- Titulaire d'un diplôme de niveau 4 (Baccalauréat) minimum, idéalement un diplôme BTS.
- Expérience professionnelle dans le domaine administratif ou associatif, secteur public ou privé est un atout.
- Maîtrise des techniques de communication et d'expression écrite.
- Bonne utilisation des outils bureautiques.
- Capacité à concevoir et alimenter des tableaux de bord et outils de suivi.
- Autonomie et sens de lâorganisation.
- Rigueur et fiabilité.
- Capacité à travailler en équipe et dans un environnement mutualisé.
- Réactivité et polyvalence.
- Intérêt pour les outils numériques.
- Sensibilité aux enjeux environnementaux.
- Dynamique, autonome, sens des initiatives tout en respectant le cadre réglementaire.
- Appétence pour lâaccompagnement à la pédagogie.
- Polyvalent(e) et rigoureux(se) au quotidien.
- Aime la relation à lâusager et sait répondre et prendre en compte leurs sollicitations.
Conditions
- CDD d'1 an basé à Bordeaux (35 avenue Abadie), accès tram A, bus, vélo.
- Salaire mensuel brut entre 2 000 ⬠et 2 135 ⬠selon profil et grilles des agents contractuels Université de Bordeaux.
- Jusqu'à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata).
- Télétravail possible 2 jours par semaine selon organisation du service.
- Parcours de formation adapté pour prendre poste et évolution professionnelle.
- Participation à la protection sociale complémentaire et dispositifs d'action sociale.
- 75 % de prise en charge de l'abonnement aux transports en commun en Gironde.
- Forfait mobilités durables pour trajets domicileâtravail.
- Offres de loisirs, sport et culture pour l'ensemble des personnels.
- Environnement de travail attentif au développement professionnel et à lâéquilibre de vie.
- Processus de recrutement après la période de publication, entretien avec candidats présélectionnés.
- Lettre de motivation et CV obligatoires pour postuler.
- Vacance du poste à partir du 01/10/2026.